Angabe

LernzielQualifikations-, Teilzeit- sowie Jahresplanung
Aufgabe (OPA)

Ein Dienstleister mit einem schulähnlichem Betrieb sowie Veranstaltungen am Wochenende soll das Sekretariat sowie die Betreuung von Ort effizienter planen. In der Vergangenheit kam es in Spitzenzeiten zu einer Überforderung des Personals.

Für Ausfallszeiten, die zu ersetzen sind, ist im Durchschnitt mit 5 Wochen Urlaub pro Person, von denen 1 Woche für Betriebsurlaub während des Sommerlochs herangezogen wird, 10 Tagen an sonstigen Ausfallszeiten (inkl. Krankenstand) sowie 10 Tagen Zeitausgleich, der in der Vergangenheit aufgebaut wurde, zu rechnen.

Für das Sekretariat sind nachstehende Personen vorhanden:

Das Sekretariat wird in folgende 3 Phasen mit gewünschten Besetzungsstärken unterteilt:

    • Normalbetrieb für 12 Wochen im Jahr:


    • Betrieb zu Stosszeiten für 30 Wochen im Jahr:
    • Betrieb während des Sommerlochs für 10 Wochen im Jahr:


      Für die Betreuung vor Ort sind nachstehende Personen vorhanden:

           Bei der Betreuung vor Ort werden 2 Phasen mit folgenden gewünschten Besetzungsstärken unterschieden:

      • Betrieb mit Aktivitäten am Wochenende für 40 Wochen im Jahr:
      • Betrieb ohne Aktivitäten am Wochenende für 12 Wochen im Jahr:
    • Entwerfen Sie Lösungen
    • die bei den Diensten bezahlte Pausen berücksichtigen,
    • die einen sinnvollen Dienstplan sowohl für Voll- wie auch Teilzeitmit-arbeiterInnern ermöglichen, sodass Voll- wie auch Teilzeitbeschäftige sowohl am Vormittag als auch am Nachmittag zur Arbeit eingeteilt werden können,
    • die keine Unterdeckung aufweisen und
    • die eine Überdeckung so gut wie möglich vermeiden.
    • Überlegen Sie bereits hier, welche Schichten Sie in jeder Saison brauchen und welche flexibel einzusetzen sind. Diese können Sie zB mit FFlex – Frühschicht flexibel benennen.

      Berechnen Sie, ob das vorhandene Personal Ihre gefundene Lösung abdecken kann und passen Sie gegebenenfalls die Lösung an!
Aufgabe (SPA)

Folgende Dienste und Besetzungsstärken können für das Sekretariat geplant werden, wobei ein 2 Wochenrhythmus als Basis gewählt wurde, um die Vollzeitkraft wochenweise abwechselnd auf Früh- und Spätdienste zu verplanen. Rechts im Blatt „Besetzungsstärken“ können Sie einen 2 Wochenrhythmus einstellen und auswählen, damit Sie die Besetzungsstärken für die 1. Bzw. 2. Woche eingegeben können:

Woche 1:

Woche 2:

Folgende Dienste und Besetzungsstärken können in beiden Wochen für die Betreuung vor Ort geplant werden:


Wenn Sie aus dem OPA exportieren, achten Sie darauf, dass die Schichten im SPA so aufgesplittet und benannt sind, dass Sie einen Plan machen können. ZB ist die Schicht F3 im SPA so zu zerlegen, dass sie in jeder Saison mit 2 Personen fix besetzt werden kann und je nach Bedarf kommen beim Normalbetrieb bzw. in der Stosszeit über eine flexible Frühschicht noch Personen hinzu.

Weiters wird die Nutzung der flexiblen Schichten ausgerechnet, um einen Plan erstellen zu können, der im Grundmuster alle Schichten beinhaltet, aber nur Arbeitszeiten entsprechend der Häufigkeit mitrechnet. Hier sehen Sie die Berechnung exemplarisch am einfachen Beispiel der Betreuung: Das Jahr hat 52 Wochen. In 40 Wochen davon werden die Wochenendschichten gebraucht. Das entspricht aufgerundet ca. 80% (100/52*40=76,9%).
Sie können die Nutzung selbst berechen oder Sie übernehmen die Zahlen dieser Angabe. ACHTUNG: Bei den Sekretariatszeiten müssen Sie die 2wöchige Betrachtung miteinbeziehen!

Das vorhandene Personal entnehmen Sie bitte der Angabe weiter oben!
Die 9 Stundenkraft für die Betreuung vor Ort möchte jede zweite Woche nur am Wochenende eingeteilt werden. Die 19 Stundenkräfte für die Betreuung vor Ort sollen keine Einsätze am Wochenende übernehmen.
Im Sekretariat macht es nichts aus, wenn Minusstunden entstehen, da hier oft auch nach Schluss des Sekretariats noch Arbeiten zu machen sind.

Der durchschnittliche Abwesenheitsfaktor beträgt 18,6%.

Lösung

Bausteine

Folgende Bausteine sind notwendig:

Im Baustein Vergleich können Sie gut verschiedene Lösungen für einen Bedarf gegenüberstellen.

Je nach Menge an Lösungen kann es auch mehrere Abdeckungsbausteine geben!

Um die Vollzeitkraft im Sekretariat mit langen Diensten auf den Vormittag und den Nachmittag einteilen zu können, werden 2 Abdeckungsbausteine („… F lang“ bzw. „… S lang“) entworfen.

Ein mögliches Ergebnis für Dienste

Sekretariat Normalbetrieb – langer Frühdienst:

Sekretariat Normalbetrieb – langer Spätdienst:

Sekretariat Stosszeiten – langer Frühdienst:

Sekretariat Stosszeiten – langer Spätdienst:

Sekretariat Sommerloch – langer Frühdienst:

Sekretariat Sommerloch – langer Spätdienst:

Hausbetreuung mit Aktivitäten am Wochenende:

Hausbetreuung ohne Aktivitäten am Wochenende:



Benötigtes versus vorhandenes Personal

Im Sekretariat stehen 4,74 Vollzeitäquivalente zur Verfügung. (Siehe Blatt „Vorhandenes Personal Sekretariat)

Für die Betreuung stehen 3,99 Vollzeitäquivalente zur Verfügung. (Siehe Blatt „Vorhandenes Personal Betreuung vor Ort)

Export aus dem OPA
TIPP: Sie können sowohl das Sekretariat als auch die Betreuung vor Ort in einen SPA-Plan spielen und dort über den Ansichtenmanager auf den Bereich einschränken, den Sie gerade planen möchten.

HINWEIS: Es kann immer nur ein einzelner Baustein aus dem OPA exportiert werden. D.h. es ist notwendig alle Schichtarten und das gesamte vorhandene Personal in einem Baustein zu haben um es gesammelt in den SPA exportieren zu können. Legen Sie dazu einen Baustein „Gesamt“ im OPA an, in dem Sie die Stoßzeit vom Sekretariat sowie die Betreuung inkl. der Wochenenddienste zusammenfügen. Um weiters sowohl die Lösung mit dem langen Früh- sowie dem langen Spätdienst in den SPA exportieren zu können, empfiehlt es sich, eine Abdeckung für die Stoßzeit des Sekretariats anzulegen, die beide Lösungen beinhaltet und diese im Gesamtbaustein zu verwenden. Vergessen Sie nicht, auf die Abwesenheiten zu verweisen. Wenn Sie auch das gesamte Vorhandene Personal exportieren möchten, so müssen Sie noch einen Baustein „Vorhandenes Personal“ mit beiden Bereichen anlegen und im Baustein „Gesamt“ auf diesen zu verweisen.

Exportieren Sie in den SPA, wenn der Baustein „Gesamt“ ausgewählt ist!

Sie können gleich in den Blättern des Exportassistenten die Namen der Dienste sowie der Gruppen anpassen, sodass Sie im SPA leichter arbeiten können. Siehe dazu nächsten Tipp!

Reserve

Im Blatt „Reserve“ kann folgende Reserveschicht angelegt werden:

Mögliche Pläne

TIPP: Oft empfiehlt sich beim Export in den SPA das Umbenennen von Diensten und/oder Gruppen, um die Arbeit zu erleichtern. Ein Möglichkeit für diese Aufgabe finden Sie unter dem Punkt „Aufgabe (SPA)“ im Angabenteil dieses Beispiels.

TIPP: Um nur einen Plan zu gestalten, aber sichtbar zu machen, welche Dienste nicht gebraucht werden, wenn im Sekretariat zB keine Stosszeit ist, können diese Dienste als flexible Dienste definiert, mit einer eigenen Farbe versehen und in der prozentuellen Nutzung der Wahrscheinlichkeit, dass sie gebraucht werden, angepasst werden. Siehe dazu Punkt „Aufgabe (SPA)“ im Angabenteil dieses Beispiels.


2 oder 4wöchiger Planzyklen für Arbeitskräfte im Sekretariat mit möglicher Verteilung der Dienste:



2 oder 6wöchige Planzyklen für Arbeitskräfte der Betreuung:




Die durschnittlichen Wochenarbeitszeiten unter Berücksichtigung der durchschnittlichen Nutzung von flexiblen Schichten sowie der Reserveschichten: